在EXCEL中制作工資條兩種方法

      在會(huì)計(jì)工作中常常需要打印每位員工的工資條，在EXCEL中如何快速制作工資條呢？在工作中我摸索出兩種較簡單、便捷的方法。
        方法一、運(yùn)用排序功能快速生成工資條
        1、將工資數(shù)據(jù)拷貝到一個(gè)空白頁面，在數(shù)據(jù)前插入一個(gè)“序號(hào)”列，將標(biāo)題行（第一行）復(fù)制兩行到數(shù)據(jù)最下方，復(fù)制兩行，將A1單元格中輸入“序號(hào)”兩字。
        2、將“序號(hào)”列中的工資數(shù)據(jù)各行以2、4、6、8等數(shù)字用填充柄向下填充；將“序號(hào)”列中下方的標(biāo)題行填入1、3，然后將下方的兩行標(biāo)題用填充柄向下復(fù)制填充直到與工資數(shù)據(jù)行數(shù)相同為止。
        3、選中所有單元格，單擊“數(shù)據(jù)→排序”菜單，選擇“有標(biāo)題行”，主要關(guān)鍵字按“序號(hào)”列升序排列，再刪除第一行標(biāo)題并畫上表格線，稍加設(shè)計(jì)調(diào)整工資條就制作成功了如下圖所示，“打印”按鈕，即可將工資條打印出來。
        方法二、運(yùn)用INDEX函數(shù)快速生成工資條
        函數(shù)名稱：INDEX
        主要功能：返回表或區(qū)域中的值或值的引用
        使用格式：INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)
        參數(shù)說明：Reference    對(duì)一個(gè)或多個(gè)單元格區(qū)域的引用。如果為引用輸入一個(gè)不連續(xù)的區(qū)域，必須用括號(hào)括起來，如果引用中的每個(gè)區(qū)域只包含一行或一列，則相應(yīng)的參數(shù) row_num 或 column_num 分別為可選項(xiàng)。例如，對(duì)于單行的引用，可以使用函數(shù) INDEX(reference,,column_num)。Row_num    引用中某行的行序號(hào)，函數(shù)從該行返回一個(gè)引用。Column_num    引用中某列的列序號(hào)，函數(shù)從該列返回一個(gè)引用。Area_num    選擇引用中的一個(gè)區(qū)域，并返回該區(qū)域中 row_num 和 column_num 的交叉區(qū)域。選中或輸入的第一個(gè)區(qū)域序號(hào)為 1，第二個(gè)為 2，以此類推。如果省略 area_num，函數(shù) INDEX 使用區(qū)域 1。
        應(yīng)用舉例：假如在圖3中A2單元格輸入公式：
        =INDEX(工資計(jì)算!$A:$L,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())，則單元格值為工資計(jì)算頁A:L區(qū)域中第2行（即當(dāng)前單元格行號(hào)2加4除3后取整的值）第1列單元格的值（即工資計(jì)算頁A2單元格的值)。
        相當(dāng)于公式：=INDEX(工資計(jì)算!$A:$L,2,1),此公式雖然簡單但無法通過填充柄復(fù)制方式來快速地生成滿足要求的其他單元格公式。
        特殊說明：在通過 reference 和 area_num 選擇了特定的區(qū)域后，row_num 和 column_num 將進(jìn)一步選擇指定的單元格：row_num 為區(qū)域的首行，column_num 為首列，以此類推。函數(shù) INDEX 返回的引用即為 row_num 和 column_num 的交叉區(qū)域。
       如果將 row_num 或 column_num 設(shè)置為 0，函數(shù) INDEX 分別返回對(duì)整個(gè)列或行的引用。
        Row_num、column_num 和 area_num 必須指向 reference 中的單元格；否則，函數(shù) INDEX 返回錯(cuò)誤值 #REF!。如果省略 row_num 和 column_num，函數(shù) INDEX 返回由 area_num 所指定的區(qū)域。
        實(shí)例中的應(yīng)用：
　　關(guān)于“如何打印工資條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。
        在此工資計(jì)算實(shí)例中工資數(shù)據(jù)保存在“工資計(jì)算”工作表的A1至L20單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題項(xiàng)目。 
        1、切換到“工資條”工作表中，選中A1單元格，
        輸入公式：=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,工資計(jì)算!A$1,INDEX(工資計(jì)算!$A:$L,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())))。（其中MOD()為取余數(shù)函數(shù)，INT()為取整函數(shù)，公式含義為:當(dāng)前行號(hào)值與3相除余數(shù)為1時(shí)，單元格取值為“工資計(jì)算”頁標(biāo)題行（第1行）對(duì)應(yīng)列值，形成標(biāo)題項(xiàng)目行；當(dāng)其余數(shù)為2時(shí)（即不為1和0時(shí)),單元格取值為工資計(jì)算頁相應(yīng)行職員工資值,形成職員工資值行；當(dāng)其余數(shù)為0時(shí)單元格取值為""（即空字符）形成分割空行。
        2、再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至L1單元格中；然后，再同時(shí)選中A1至L1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至L59單元格中。至此，工資條基本成型，下面簡單修飾一下。
　　3、調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中A1至L2單元格區(qū)域(第1位職工的工資條區(qū)域)，按“格式”工具欄 “邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作)。
        4、同時(shí)選中A1至L3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至L21單元格區(qū)域，為所有的工資條添加邊框。
        5、按“打印”按鈕，即可將工資條打印出來。
        兩種方法相比，第一種方法思路簡單操作方便，但每次發(fā)工資時(shí)都要重新制作，適合于EXCEL應(yīng)用水平較低的會(huì)計(jì)電算化人員；第二種方法運(yùn)用了一個(gè)較生疏的INDEX函數(shù)，并且設(shè)計(jì)中用到了MOD()取余數(shù)函數(shù)、INT()取整函數(shù)和數(shù)學(xué)運(yùn)算式才形成需要的工資條，第一次設(shè)計(jì)比較費(fèi)力，但以后每次發(fā)工資時(shí)，只需將工資數(shù)據(jù)拷貝到“工資計(jì)算”頁中，工資條就會(huì)自動(dòng)生成，可謂一勞永逸，所以適合于適合于EXCEL應(yīng)用水平較高的會(huì)計(jì)電算化人員。

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