關(guān)于電算化會(huì)計(jì)檔案利用問(wèn)題的探討

摘要：電算化會(huì)計(jì)檔案利用能完整地呈現(xiàn)出企業(yè)組織發(fā)展進(jìn)程，合理開(kāi)發(fā)和科學(xué)利用電算化會(huì)計(jì)檔案，能為社會(huì)的發(fā)展創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)檔案在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)時(shí)代的真正作用。  
　　關(guān)鍵詞：電算化 會(huì)計(jì)檔案 原則 
　　一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn) 
　　電算化會(huì)計(jì)檔案廣義上指存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的各種憑證、賬簿、報(bào)表和程序的軟盤(pán)及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證等。狹義的電算化會(huì)計(jì)檔案是保存在磁盤(pán)、可讀寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)檔案的查找利用，均可在計(jì)算機(jī)上完成。因此，電算化會(huì)計(jì)檔案具有下列特點(diǎn)：電算化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的范圍廣。它傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵：它不僅具有傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息，還包括會(huì)計(jì)電算化的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。在會(huì)計(jì)電算化條件下，會(huì)計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了巨大的變化，電算化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息得到了擴(kuò)大。財(cái)務(wù)人員首先要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，然后才能使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、處理。電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)，電腦操作系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用軟件不斷更新，使會(huì)計(jì)檔案也在不斷更新。  
　　電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求更高的科學(xué)性。電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)使用起來(lái)更快捷、方便，更容易產(chǎn)生決策參考價(jià)值，為管理和決策提供較好的支持。要管理好電算化會(huì)計(jì)檔案信息，必須配備專兼職檔案管理人員。另外必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，做好會(huì)計(jì)檔案的各方面工作。  
　　電算化會(huì)計(jì)檔案具有更高的的安全性、完整性要求。會(huì)計(jì)檔案主要對(duì)財(cái)務(wù)收支進(jìn)行價(jià)值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。而在電算化條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)高度集中在磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)上，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)信息的完整性、安全性受到挑戰(zhàn)。而電算化會(huì)計(jì)檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境等條件的影響。所以要求電算化會(huì)計(jì)檔案的保密性和安全性比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案高。  
　　二、電算化會(huì)計(jì)檔案利用的影響因素 
　　政策法規(guī)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用的影響。國(guó)家制定的檔案法和會(huì)計(jì)法為會(huì)計(jì)檔案利用提供了基本前提。目前，會(huì)計(jì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的相關(guān)規(guī)定不完善，使會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用沒(méi)有可操作的依據(jù)。因此，要利用電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源，就必須建立關(guān)于這方面的政策、法律、法規(guī)，增強(qiáng)現(xiàn)有法律、法規(guī)的可操作性，集中組織對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的利用，保證全國(guó)會(huì)計(jì)檔案信息資源建設(shè)正常進(jìn)行。

經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用的影響。經(jīng)濟(jì)因素是社會(huì)存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，它影響著社電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源的利用。表現(xiàn)在：社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)促使電算化會(huì)計(jì)檔案信息利用要以服務(wù)廣大信息用戶為宗旨，以信息市場(chǎng)的需求為導(dǎo)向。電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并獲得社會(huì)經(jīng)濟(jì)對(duì)它的支持和保障；隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，電算化會(huì)計(jì)檔案有著其他信息資源不可替代的作用；經(jīng)費(fèi)不足困擾著會(huì)計(jì)檔案信息資源利用。運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)、設(shè)備購(gòu)置和人員培訓(xùn)等都需要經(jīng)費(fèi)支持，這使電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源利用受到限制。  
　　科技進(jìn)步對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用影響。科技的進(jìn)步為電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源利用創(chuàng)造了條件，電算化會(huì)計(jì)檔案信息將通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為更多的人利用。深層次地開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源方向發(fā)展，直接影響到電算化會(huì)計(jì)檔案信息利用。所以，對(duì)科學(xué)技術(shù)的合理運(yùn)用會(huì)給電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源利用有重要影響管理制度對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用影響。會(huì)計(jì)電算化在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用領(lǐng)域的拓寬使電算化進(jìn)一步發(fā)展，并有著極為重要的經(jīng)濟(jì)意義與法律意義。在以要積極探索電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源利用的新方法，把電算化會(huì)計(jì)檔案信息存儲(chǔ)于便于提取、傳遞的載體人員素質(zhì)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用影響。利用電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源關(guān)鍵在于提高電算化會(huì)計(jì)檔案人員的素質(zhì)，合理安排與使用人員，適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案利用工作的需要，充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。  
　　三、電算化會(huì)計(jì)檔案利用的原則 
　　電算化會(huì)計(jì)檔案具有全新特點(diǎn)，必須建立和遵守其工作原則，才能方便利用者的利用需要，并有利于保證電算化會(huì)計(jì)檔案的安全。  
　　電算化會(huì)計(jì)檔案的雙套備份制度要嚴(yán)格執(zhí)行。其中一套封存起來(lái)，封存電算化會(huì)計(jì)檔案的“原始性”，對(duì)外提供的一般應(yīng)為只讀文件，不宜直接向利用者提供拷貝件。  
　　采用適當(dāng)?shù)目刂萍夹g(shù)。用密鑰技術(shù)、用戶身份驗(yàn)證技術(shù)等方法對(duì)需要控制使用的電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行加密管理，使無(wú)關(guān)人員無(wú)法進(jìn)入該文件，利用者和利用權(quán)限只能靠系統(tǒng)來(lái)鑒別、控制，另外，對(duì)建立的規(guī)章制度應(yīng)注意有效性與可行性。  
　　電算化會(huì)計(jì)檔案要限制利用方式，確保其使用安全。在不能確保安全時(shí)要加以限制。電算化會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)使其在利用活動(dòng)中的保密與安全問(wèn)題不好控制。因此要采取更為嚴(yán)密的安全措施，避免由于安全問(wèn)題帶來(lái)不可挽回的損失。  
　　發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)檔案的最大限度優(yōu)越性。建立一個(gè)科學(xué)的完整的電算化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。縮短會(huì)計(jì)檔案的傳輸時(shí)間，使會(huì)計(jì)檔案在宏觀控制和微觀管理中都能充分發(fā)揮作用，從而獲得更多的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。  
　　總之，開(kāi)發(fā)和利用電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源，是會(huì)計(jì)檔案部門(mén)生存與發(fā)展的需要，是社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的必然結(jié)果，對(duì)整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著促進(jìn)作用。