銀力集團國儲棉收購業務內部控制研究

新疆西部銀力棉業（集團）有限責任公司，是在原石河子市棉麻公司的基礎上組建成立的大型棉業集團。它集籽棉收購加工、皮棉和棉短絨購銷、機械采棉、棉花加工設備及配件和包裝材料購銷、倉儲、商貿、自營和代理各類商品和技術的進出口業務為一體、注冊資金4.6 億多元、年生產加工棉花38 萬噸、年銷售額100 億元的大型國有綜合企業。
集團擁有兩條直達庫區的鐵路專用線、18 萬平方米的倉庫、100 個貨位和日發車皮量達50 余個的發運能力。集團1999 年7 月在全疆率先注冊的“銀力”牌棉花商標，2009 年6 月獲“中國馳名商標”榮譽，成為棉麻行業首家獲此殊榮的企業。是“全國認知率最高的棉花品牌”、“新疆名牌產品”、“國家權威檢測達標品牌? 國家質量檢測連續合格產品”獲得者。集團被授予“中國服務業企業500 強企業”、“全國供銷合作社系統百強企業第15 名”、“自治區守信用重合同企業”、“自治區質量管理先進企業”等榮譽稱號。
集團所屬有銀力檢測公司、銀力股份公司、銀力機械采棉公司、銀力加工廠、銀力進出口貿易公司、天銀物流公司等多家控（參）股公司。
集團將以“知難而進、開拓創新，與時俱進、勇于爭先”的企業精神，繼續做好服務農業、服務團場、服務農工、服務墾區紡織企業工作，為地區經濟發展社會穩定做出更大貢獻。
由于國儲棉收購比較特殊，只能在國家的計劃范圍內執行，國儲棉收購的價格也是由國家局價格文件統一，不存在詢價比價問題，使得企業在這方面控制活動比較簡單，而對棉花檢驗、工商交接等方面的控制活動要求較高。棉花作為我國的戰略性物資，銀力集團對國儲棉收購比較重視，規定了棉花收購業務的控制要求。銀力集團棉花收購源系統的建設也較為完善，運行良好，并且實現了與財務系統的對接，提高了棉花收購與付款效率。也存在一些問題需要做進一步改善，主要表現為以下方面：
(1) 國儲棉收購計劃管理不完善。銀力集團對國儲棉收購計劃的管理還不完善，缺乏一定的我靈活性，如果供求的變化發生變化不能及時做出調整，就會影響收購的棉花達不到指定要求。
(2) 棉花質量檢驗控制不到位。抓好數量、等級結構保障的同時又確保棉花質量，是棉花收購的核心工作。在棉花質檢過程中經常會出現棉花等級混亂、棉花打包不規范、各種等級合格率不均衡等問題，這就大大增加了棉花質量檢驗的難度，對棉花質檢人員相對也提出了更高的要求。目前銀力集團由于缺乏責任追究制度，造成了業務員和復檢人員之間責任不夠明確。
(3) 棉花調運管理不到位。銀力集團對棉花調運管理不夠完善，棉花調運管理程序也還沒有建立，對棉花出庫運輸的跟蹤也不到位，這就造成了棉花積壓、受潮，出現棉花重量的損失。
(4) 付款環節控制不到位。銀力集團每月與供應商核對貨款結算的制度建立的也不是很完善，并且財務部門定期與收購部門對貨款結算情況的溝通也不到位，導致了重復付款，付款不及時等問題的出現。
對于以上的問題現在提出一些對策及實施建議：
（1）強化國儲棉收購計劃管理
在統一撥放各單位收購棉花數量后，銀力集團業務科應當與國儲棉收購中心協商，制定銀力集團國儲棉的收購計劃，之后交由國儲棉收購中心和銀力集團負責人審批后再執行。一旦棉花供求關系發生變化時，銀力集團業務科應當及時提出計劃調整申請，并與國儲棉收購中心商定來確認下一步實施計劃， 最后經銀力集團負責人審批通過后，按照調整后的計劃執行收購。
（2）加強棉花質量控制
棉花質量控制是銀力集團國儲棉收購的關鍵控制點。要加強銀力集團國儲棉質量的控制，提高收購棉花的質量水平，銀力集團可以從以下幾個方面入手：
首先，在了解棉花產區的生產狀況、質量狀況的基礎上，提前讓免檢員進入棉花產區，并且充分參與到制作棉花、收購樣品的工作中去，而且業務員要常駐重點棉區的收購站，這樣棉花等級質量的提高就有了一定的保證。
其次，銀力集團應當加強棉花基地建設。進入駐地的業務員要對棉花種植者進行相關的業務輔導，以此來確保棉花進入市場后質量的穩定性。同時，銀力集團需要建立“三級檢驗”責任追究制度，并且在此制度中要標明業務員和復檢人員的職責要求，如果一旦出現問題棉花，是能追究到問題負責人的。
另外，銀力集團必須做好檢驗質量合格后棉花的標識和看守工作，及時將質量等各方面合格的棉花調離現場，高質量等級棉花就不會被競爭企業搶先調走。
（3）加強棉花調運管理
棉花在加工廠加工成成品棉之后，及時將合格棉花調到各廠的倉儲地點，并且及時去辦理運輸的相關手續，督促承運公司真實填寫并傳真“棉花到貨通知單”到銀力集團業務科。在這個過程中就要注意做好棉花調運途中的倉儲管理工作，來避免棉花運輸途中的受潮和損耗，在棉花運輸途中定位管理方面也要加強管理，讓承運公司的責任更加具體，如果發現問題及時與承運公司聯系并且要追究相應責任，這樣來保證棉花及時安全的到達指定場所。
（4）加強付款控制
發票的真實性、合法性、有效性要得到財務部門的嚴格控制，虛假發票的的出現，要及時查明原因并報告上級領導。經審批的合同、經認證的稅務發票、驗收單及采購訂單等各種原始憑證和資料編制才是應付賬款的記賬憑證，以此來登記應付賬款明細賬。每月月末與供應商財務部門核對貨款結算情況。只有經各級領導審批同意并且各原始憑證核對一致后才能辦理付款手續。財務部門應當按照合同規定的付款金額來付款。還應當將付款到哪一步的情況及時通知收購部門，并及時聯系供應商來確認。收購付款的過程控制和跟蹤管理應到受到財務部門的重視，如果發現異常情況，應當拒絕付款，并及時收回已付的貨款。加強預付款項的管理，建立嚴格的預付款項審批制度是重中之重。
（5）完善收購績效考評體系
銀力集團應當成立收購績效考核小組。收購績效考核指標至少應當包括收購回來的成品棉的質量、成本、收購效率等方面的指標。如驗收質量合格率、收購成本下降率、交貨期限準時率。公司應當將收購人員的內部控制執行情況納入績效考評中。定期或不定期對收購績效進行評估，為了提高員工工作積極性要建立與員工薪酬掛鉤的績效考核制度，來激勵員工的工作熱情。